Digitalisierung der Verwaltung

E-Beschaffung

Im Rahmen der Digitalisierung wird das Modul E-Beschaffung neu eingeführt, um den gesamten Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Vergabedokumentation digital abzubilden. 

Folgende Änderungen gelten ab dem 01.07. für Beschaffungsmaßnahmen: 

• Bedarfsmeldungen werden künftig elektronisch (über das ERP-System von unit4) versendet. Eine genaue Klickanleitung sowie ein Schulungsvideo werden rechtzeitig bereitgestellt. Ebenfalls stehen wir bei Bedarf natürlich auch unterstützend persönlich zur Verfügung. 
  Damit entfällt ab dem 01.07.2026 das bisher genutzte Word-Formular „Bedarfsmeldung für Beschaffungen“.

• Sie können dann jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstatus Ihrer versendeten Bedarfsmeldungen im persönlichen Bereich des ERP-Systems (Self Service) einsehen. 

• Sämtliche Beschaffungsprozesse, die ab dem 01.07.2026 gestartet werden, erfolgen dann vollständig papierlos. Das Drucken von Beschaffungsvorgängen entfällt damit ab dem 01.07.2026 komplett.
  Ausnahme: Die bis zum 01.07.2026 gestarteten Prozessen werden noch nach dem bis dahin geltenden Prozess (gedruckt) abgewickelt.

• Aktenzeichen werden künftig automatisch bei der Erstellung der elektronischen Bedarfsmeldung vom System erzeugt. Damit entfallen Wartezeiten und mehrere Prozessschritte, die bisher aufgrund der manuellen Erstellung von Aktenzeichen notwendig waren. 

• Für jede Art von Bedarfsmeldung sind im System bereits passende Workflows hinterlegt. Sie müssen nicht mehr überlegen, wohin Sie Ihre Bedarfsmeldung schicken müssen. Das passiert ab dem 01.07.2026 automatisiert, je nach Art des Bedarfs.

• Angebote für Direktaufträge sowie dazugehörige Unterlagen sind ab dem 01.07.2026 direkt mit der digitalen Bedarfsmeldung einzureichen. 

• Das bisherige Formular für die Dokumentation von Direktaufträgen wird ersetzt durch einen einfachen, verkürzten Wirtschaftlichkeitsvermerk für Direktaufträge. Dieser wird im Falle eines Direktauftrags (wenn mehrere Angebote eingeholt werden müssen) mit der Bedarfsmeldung und den Angeboten direkt eingereicht. 

• Es müssen von Ihnen als Bedarfsträger bspw. keine Auftragsschreiben mehr vorbereitet werden. Aus den Informationen der Bedarfsmeldung und den Anhängen werden Auftragsschreiben (Bestellungen) künftig im System erstellt und von der Vergabestelle per E-Mail versendet. Auch dieser Arbeitsschritt entfällt damit für Sie.

• Die für den Direktauftrag geltenden Wertgrenzen werden zugunsten der Entbürokratisierung angepasst. Hierzu folgen gesonderte Informationen zu gegebenem Zeitpunkt.